Kort en krachtig communiceren is niet voldoende!
“Dit is een testmail.” Dat was de enige boodschap in de e-mail die het hoofd van de school van ons zoontje vorige zomer aan alle ouders stuurde. Was dit het resultaat van de kort-en-krachtig-communiceren-golf die ons overspoelt? Ik wist niet wat ik ervan moest denken. Ik wist niet wat ik ermee moest doen. Wilde hij testen wie de mail had ontvangen? Bedoelde hij dan dat ik een bevestiging retour moest sturen als ik de mail had ontvangen? Had hij wellicht zelf de functie ‘leesbevestiging vragen’ aangezet en wilde hij zo testen hoeveel tijd er zat tussen de eerste en laatste ouder die de mail opende? Tot op de dag van vandaag weet ik het niet. Van twee consultants van Lysias Consulting Group - Marcel Benard en Chretien Sarton - leerde ik deze zomer dat de korte en krachtige maar inmiddels sleetse boodschap dat gemeenten nu eindelijk eens regie moeten nemen niet werkt. Beide heren tonen in een artikel in de digitale nieuwsbrief Gemeente.nu aan dat voor velen de term regie niet meer is dan een abstract containerbegrip. Wat ervan te denken? Wat ermee te doen? Ze wijzen erop dat gemeentes in verschillende vraagstukken verschillende rollen en posities innemen en dat regie elke keer een andere betekenis of invulling moet krijgen. Ze houden dan ook een kort en krachtig pleidooi om het woord regie te schrappen en te vervangen door vier andere concrete begrippen die duidelijk maken op welke vier zeer verschillende wijzen een gemeente de regietaak kan en soms moet invullen. Als u hun artikel Gemeente stop met regie! leest, ontdekt u dat deze concretisering zo’n verheldering is in het denken dat je meteen een verlangen voelt om de stap van denken naar doen te zetten.

Een ander voorbeeld van de kracht van de vitamine C(oncreetheid). Laatst coachte ik iemand die van zijn baas een opdracht kreeg die kort en krachtig was: “Schrijf een nota over ons ziekteverzuim. Het concept wil ik over een week op mijn bureau.” Waar te beginnen? In onze eerste coachingssessie begon de opdrachtnemer te blozen bij het zien van zoveel mogelijke concretiseringen van de opdracht. Wat wilde de baas nu eigenlijk? Een kleine greep uit de mogelijke nota’s: een registratie van de ziekteverzuimcijfers over de voorbije periode? Een analyse van de oorzaken van de pieken en dalen al dan niet met een oordeel? Een vergelijking tussen de afdelingen in het bedrijf met een analyse van de best-practice in de eigen organisatie gevolgd door adviezen? Of toch liever een benchmark van de eigen verzuimcijfers met vergelijkbare organisaties in de branche? Of misschien meteen maar een plan van aanpak om het verzuim met 1% per jaar terug te dringen? Mijn cliënt begreep meteen wat zijn writersblock voedde. De volgende dag voerde hij met zijn baas een echt opdrachtgever- en opdrachtnemergesprek dat we samen hadden geoefend met als belangrijkste doel: het concretiseren van de opdracht. Een week later lag er een concepttekst die voldeed aan de verwachtingen van alle partijen. De opdrachtnemer bleek verder helemaal geen schrijfcoaching nodig te hebben.

Een laatste voorbeeld. Bij een gezondheidsinstelling zat ik in een projectteam dat als doel had het pro-actief en gebiedsgericht werken te bevorderen. Medewerkers hadden al enkele malen kort en krachtig informatie ontvangen over het doel van het traject. Toch bleef het een onderwerp waar niemand echt warm voor leek te lopen en tegelijkertijd was er ook niemand echt op tegen. Het project leek lange tijd een levenloos speeltje van de leidinggevende te zijn. Wat te denken? Wat te doen? We besloten een vitamine-C-bijeenkomst te organiseren waarin medewerkers zelf konden aangeven hoe zij deze abstracte begrippen vanuit hun eigen werkplek handen en voeten konden geven en waarin ze zelf concreet gingen benoemen op welke prestatie-indicatoren ze zelf in de toekomst aangesproken wilden worden als het ging om pro-actief en gebiedsgericht werken. Het resultaat? Pittige discussies en grote betrokkenheid mondden uit in ambities die de verwachtingen van de leidinggevende overtroffen.

Kortom: kort en krachtig communiceren is onvoldoende. Wilt u overtuigen, succesvol veranderen of samenwerken: check het denken en doen dan altijd op de hoeveelheid vitamine C. Hier geldt immers de wet: hoe concreter, hoe beter. Deze column is op verzoek van Caroline de Pater geschreven voor haar website www.denkendoewerk.nl.

Naar de vorige columns: