Praktijkvoorbeeld Begeleiding: Professionaliseren Interne Communicatie

Een adviesbureau benaderde ons met de vraag: hoe kunnen we onze interne communicatie professionaliseren en zo inzetten dat deze bijdraagt aan de realisatie van de strategie van het bureau? Met de opdrachtgever kwamen we overeen dat we in dit traject meerdere rollen vervulden: onderzoeker, expert en procesbegeleider. Hoe ging dat in zijn werk? Tijdens de intake licht de directie de strategie van de organisatie toe. Vervolgens zetten wij vijf stappen:

1. Houden van focus-group interviews met adviseurs en ondersteunend personeel. Wat zijn de sterke en zwakke punten van de huidige interne communicatie en samenwerking? Wat is de gewenste situatie?
2. Organiseren van een mini-werkconferentie met alle medewerkers waarin de directie de strategie van de organisatie nogmaals toelicht en waarin wij brillen aanreiken om naar de interne organisatie en samenwerking te kijken. Vervolgens presenteren we de resultaten van de interviews en werken we ze uit aan de hand van de vier functies die Koeleman bij interne communicatie onderscheidt: het faciliteren van het werkproces, het richten van de organisatie,  kennismanagement en het motiveren en verbinden van mensen. Ook staan we stil bij de relatie tussen externe communicatie en de interne communicatie.
3. Uitwerken van de resultaten van de mini-werkconferentie met een werkgroep in een beleidsplan voor de interne communicatie inclusief gerichte adviezen voor de externe communicatie.
4. Presenteren van het beleidsplan aan de hele organisatie met gerichte feedbackvragen op:
   • de inhoud van het plan
   • de wijze waarop de organisatie de uitvoering van het plan monitort
   • de consequenties voor de externe communicatie.
5. Maken van definitief plan op basis van stap 4 en starten van de implementatie. Er volgt een evaluatie na drie maanden, na zes maanden en na een jaar.

De opdrachtgever geeft na afloop van het traject het volgende terug: ‘de balans tussen expertmatige adviezen vanuit het vakgebied van communicatie en het faciliteren en vooral stimuleren van de eigen denkkracht van de medewerkers communicatie maakten dit tot een uiterst waardevol traject. Ik zie de medewerkers groeien en onze communicatie én onderlinge samenwerking sterk professionaliseren! Communiceren is inderdaad een vak! Je helpt ons dat vak beter te beheersen.’